¿Te sientes abrumado por múltiples actividades? Descubre cómo potenciar tu eficiencia en el ámbito profesional. En este artículo exploraremos estrategias, técnicas y herramientas para maximizar tu productividad en tu trabajo o actividades. Sumérgete en nuestro artículo y mejora tu rendimiento académico o laboral hoy mismo. ¡No te lo pierdas!

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Introducción 

En el ámbito de la construcción, la productividad es un factor crítico que influye directamente en la eficiencia, rentabilidad y calidad de los proyectos. La capacidad de los profesionales de la construcción para optimizar el uso de recursos y cumplir con los plazos establecidos no solo impacta en la competitividad de las empresas, sino también en la satisfacción de los clientes y en la viabilidad económica de las obras. En un sector donde la complejidad de los proyectos y la presión por cumplir con cronogramas ajustados son constantes, la gestión eficiente del tiempo y la implementación de estrategias de productividad se vuelven fundamentales para alcanzar el éxito. 

En la práctica diaria de ingenieros y arquitectos, la gestión del tiempo se vuelve crucial debido a la carga de actividades y la presión por cumplir con plazos ajustados. Dos problemas suelen ocurrir al estar en constante estrés por lograr las metas propuestas: 

• La Ley de Parkinson establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible, lo que puede causar ineficiencia. 
• El Síndrome del Estudiante describe la tendencia a postergar tareas hasta el último momento, lo que puede aumentar el estrés y disminuir la calidad del trabajo.

Figura 1. Esquema de la ley de Parkinson y síndrome del estudiante.

Nota: Mientras que en uno se comienza con el máximo esfuerzo y  luego se desciende (extiende la tarea), en el otro, el esfuerzo va incrementando a medida que el tiempo se acaba (Hacer todo a última hora). Fuente: InBestia.com.

Ante la presencia de estos desafíos, mejorar la productividad se convierte en una necesidad imperativa para garantizar el éxito de los proyectos. En la industria de la construcción, donde el tiempo es dinero, la eficiencia se vuelve fundamental para alcanzar los objetivos del proyecto y optimizar los recursos disponibles.

Estrategias para mejorar la productividad

Ser más productivo te ayudará a alcanzar tus objetivos con más rapidez y tener todo a tiempo cuando el proyecto lo requiera. Por ello, te recomendamos tener en cuenta estos consejos para tu eficiencia laboral:

• Definir metas claras facilitan la concentración y aumentan la productividad
• Reducir distracciones en línea limitando notificaciones y redes sociales preserva la concentración
• Fijar plazos realistas evitan la procrastinación y mejoran la eficiencia
• Evitar multitarea previene errores y retrasos en las actividades
• Desarrollar hábitos diarios automatiza tareas y optimiza el tiempo.

Figura 2. Resumen y ejemplos sobre estrategias de productividad.

Nota: Algunos ejemplos en los que se pueden aplicar estrategias de productividad relacionadas al ámbito de la ingeniería civil. Elaboración: Propia.

5 Técnicas de productividad

Dentro de las estrategias para mejorar la productividad, se deben incorporar técnicas que ayudan en la gestión del tiempo. Entre las principales se tiene:

Técnica de Pomodoro

La técnica de Pomodoro es un método de gestión del tiempo que implica trabajar en bloques de tiempo cortos, típicamente 25 minutos, seguidos de pausas cortas. Sirve para mejorar la concentración y la productividad al dividir el trabajo en intervalos manejables. Para usarla, simplemente establece un temporizador para cada período de trabajo y descanso. Por ejemplo, estudias durante 25 minutos, luego descansas durante 5 minutos y continúas hasta cumplir con tu objetivo.

Figura 3. Técnica de Pomodoro.

Nota: El intervalo de tiempo puede ser definido a tu gusto, pero los descansos siempre deben ser menores en tiempo a las actividades propuestas. Elaboración: Propia.

Bloques de tiempo

Es una táctica de organización del tiempo que implica estructurar cada parte del día con actividades específicas. Esta técnica te permite segmentar tu semana laboral en intervalos dedicados a diversas tareas, como revisar correos, trabajar en proyectos, descansar o ejercitarse.

Figura 4. Técnica de los bloques de tiempo.

Nota: Estos bloques pueden moverse en caso existe algún imprevisto a la hora de realizar la actividad o tarea. Elaboración: Propia.

Técnica del 80/20 de Pareto

La ley de Pareto, o principio del 80/20, indica que en muchos casos, el 80% de los resultados se derivan del 20% de las causas. En resumen, un pequeño número de factores es responsable de la mayoría de los efectos observados. Comprender cuáles son los factores te permite determinar en qué acciones enfocarse para obtener los mayores beneficios.

Figura 5. Técnica del 80/20 de Pareto.

Nota: Esforzarse mucho más en el 20% más importante de la clase, te permite lograr el 80% del tema entendido. Elaboración: Propia.

Técnica Kanban

La metodología Kanban se emplea mediante el uso de tableros Kanban, los cuales representan un enfoque visual para la gestión de actividades. Estos tableros permiten visualizar los flujos de trabajo y distribución de tareas. En un tablero Kanban, las actividades se presentan de manera organizada por columnas, lo que facilita el seguimiento y la asignación de labores. Los tableros más empleados con esta técnica son “Por hacer”, “En progreso” y “Listo”.

Figura 6. Técnica Kanban.

Nota: Actividades realizadas en el diseño estructural de elementos de concreto armado con la técnica Kanban permite medir el avance del diseño. Elaboración: Propia.

Tengo que, debería y quiero

El método se centra en la clasificación de actividades diarias en tres categorías: “tengo que”, “debería” y “quiero”. Esto permite establecer prioridades y entender mejor nuestras responsabilidades y deseos. Al clasificar las tareas de esta manera, podemos visualizar lo que es verdaderamente importante, urgente o lo que nos reportará mayores beneficios, lo que facilita la gestión del tiempo y aumenta la productividad laboral.

Figura 7. Técnica de “Tengo que, debería y quiero” para priorizar tareas.

Nota: La jerarquía dependerá del contexto del proyecto y tus funciones dentro del mismo, de tal forma que una tarea puede ser importante. Elaboración: Propia.

5 Herramientas para tu productividad 

La tecnología permite aprovechar las técnicas mencionadas anteriormente y dar un paso más allá en la gestión de tu tiempo. Utilizar, ya sea una o todas las herramientas que se muestran a continuación, te permitirá mejorar tu productividad enormemente.

Notion es una herramienta de gestión de tareas que opera en diversas plataformas y eleva tu planificación tanto a nivel personal como laboral. Con la capacidad de funcionar en línea o sin conexión, ya sea en tu computadora o dispositivo móvil, te ofrece la posibilidad de registrar y estructurar tus ideas a través de tablas de bases de datos con vistas en Kanban y Gantt, así como emplear bloques de información para agregar links, texto, imágenes y videos.

¿Cómo se usa?

Puedes agregar contenido como texto, listas, tablas, imágenes, archivos adjuntos y mucho más. Notion es altamente personalizable, lo que te permite adaptarlo a tu flujo de trabajo específico. Puedes organizar tus páginas en jerarquías, crear vínculos entre ellas y colaborar con otros usuarios en tiempo real. Además, Notion ofrece una amplia gama de plantillas prediseñadas que puedes utilizar como punto de partida para tus proyectos.

Por ejemplo, puedes utilizar Notion para llevar un registro de los cursos y especializaciones que desarrolles en nuestra Plataforma. Solo será necesario crear una nueva página y dentro de esta añadir una tabla con los siguientes campos: “Cursos”, “Etiqueta”, “Fecha límite”. De esta forma podrás organizarte mejor y aprovechar al máximo el potencial de Konstruedu.com.

Figura 8. Ejemplo de aplicación de Notion con cursos de Konstruedu.

Nota: Puedes utilizar más sistemas de bloques y relacionar los link de los cursos para ser más eficiente en tu revisión de cursos. Elaboración: Propia.

Trello es una herramienta colaborativa y de gestión de tareas que se basa en metodologías ágiles, incluido el enfoque Kanban, para simplificar la organización y seguimiento de tareas en equipos de forma eficiente. Esto lo realiza a través de tableros en los que se organiza la información y las actividades.

¿Cómo se usa?

Dentro de cada tablero, puedes crear listas que representen diferentes etapas o categorías de tu proyecto. Luego, puedes agregar tarjetas a cada lista para representar tareas individuales o elementos de trabajo. Puedes asignar tarjetas a ti mismo o a otros miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento, adjuntar archivos, agregar comentarios y mucho más. 

Puedes utilizar Trello tanto en actividades de la universidad, así como tareas de oficina y obra. A continuación te mostramos cómo llevar una gestión adecuada de tus tareas con los cursos de Konstruedu a través de Trello.

Figura 9. Ejemplo de aplicación de Trello con cursos de Konstruedu.

Nota: Además puedes integrar etiquetas para definir la prioridad de la tarea, de esa forma podrás enfocarse mucho más en esas actividades y emplear la técnica del 80/20. Elaboración: Propia.

Discord es una herramienta de comunicación gratuita que ofrece chat de voz, video y texto, permitiéndote interactuar con amigos, comunidades de juegos y desarrolladores. Con una amplia base de usuarios, es una de las opciones más populares para conectarse en línea, actualmente.

¿Cómo se usa?

Discord se utiliza creando o uniéndote a servidores, que son comunidades temáticas donde puedes interactuar con otros usuarios. Dentro de un servidor, puedes participar en conversaciones de texto en canales específicos, unirte a chats de voz o video, compartir archivos y más.

En Konstruedu contamos con una comunidad de Discord en el que los estudiantes pueden resolver sus inquietudes respecto a los cursos brindados en la plataforma. Para ayudarlos, se cuenta con una variedad de tutores altamente capacitados que constantemente resuelven sus dudas a través del chat de texto o con los canales de voz.

Figura 10. Comunidad de Discord de Konstruedu.

Nota: La comunidad de Konstruedu cuenta con tutores expertos en temas relacionados a BIM, Estructuras y Lean Construction. Elaboración: Propia.

Miró es una herramienta en línea de pizarra colaborativa que opera en la nube y facilita la colaboración entre equipos al permitirles trabajar en proyectos conjuntos, intercambiar ideas y llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas. Ofrece un espacio virtual ilimitado donde los equipos pueden crear y organizar diagramas, gráficos y organigramas, proporcionando una manera eficiente de visualizar y gestionar su trabajo.

¿Cómo se usa?

Para comenzar a utilizar Miro, primero crea una cuenta en su plataforma. Una vez registrado, puedes crear tableros y colaborar con tu equipo. Invita a otros miembros y trabaja juntos en tiempo real. Utiliza herramientas como formas, texto y notas adhesivas para organizar tu contenido.

Puedes emplear Miro para hacer esquemas o diagramas que te permita resumir mejor nuestros artículos informativos y sacarle el máximo provecho al contenido de Konstruedu.com. Miro te permite insertar los links directamente y colocar notas adhesivas para ayudar a sintetizar la información.

Figura 11. Ejemplo de aplicación de Miro con los blogs de Konstruedu.

Nota: Miro permite incluir más miembros del equipo que se incorporan a la pizarra virtual. Elaboración: Propia.

Google Calendar es un servicio gratuito de Google que permite a los usuarios organizar sus agendas, coordinar eventos y compartir calendarios. Permite acceder a la programación desde diferentes dispositivos y facilita la gestión de compromisos tanto a nivel personal como profesional.

¿Cómo se usa?

Para usar Google Calendar, simplemente accede a través de tu cuenta de Google en un navegador web o mediante la aplicación móvil. Luego, puedes crear eventos con detalles como título, fecha, hora y ubicación. También puedes invitar a otras personas y establecer recordatorios para tus eventos. Además, puedes compartir tu calendario con otros y ver diferentes calendarios en una misma vista para una mejor organización. Con la capacidad de acceder desde cualquier dispositivo, Google Calendar se convierte en una herramienta flexible y poderosa para gestionar tu tiempo y agenda de manera eficiente.

Esta herramienta es útil para organizar tu semana en bloques de tiempo, de esta forma sabrás cuáles son tus actividades pendientes dentro de la obra, tus reuniones de coordinación y, además, agregar tareas específicas de tus funciones en el proyecto. Por otro lado, puedes diferenciar cada una usando colores que te permita convertir la gestión de tu tiempo en un hábito.

Figura 12. Ejemplo del uso de Calendar en el escritorio.

Nota: Calendar incorpora herramientas como Task y Keep para recordatorios y desglose de tareas. Elaboración: Propia.

Conclusiones

En resumen, la gestión eficiente del tiempo y la mejora de la productividad son aspectos fundamentales para profesionales de ingeniería civil, especialmente en un entorno donde la procrastinación puede obstaculizar el rendimiento laboral. Mediante la aplicación de estrategias y técnicas de productividad, es posible maximizar el rendimiento y alcanzar los objetivos de manera efectiva. Al utilizar herramientas como Notion, Trello, Discord, Miro y Calendar, los ingenieros civiles pueden optimizar su organización, colaboración y concentración, asegurando un desempeño óptimo en sus proyectos y actividades diarias.

Referencias Bibliográficas

[1] Slack. (2023). ¿Cómo desarrollar y mejorar la productividad personal?. Recuperado de https://slack.com/intl/es-es/blog/productivity/productividad-personal-habitos-mejorarla

[2] Delgado et al. (2021). El rol moderador de la procrastinación sobre la relación entre el estrés académico y bienestar psicológico en estudiantes de pregrado. Recuperado de http://www.scielo.org.pe/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2307-79992021000300005#:~:text=Mientras%20que%2C%20en%20el%20Per%C3%BA,Hussain%20%26%20Sultan%2C%202010).

[3] Clínica Dexeus. (s/f). ¿En qué consiste la procrastinación? Recuperado de https://www.psiquiatriapsicologia-dexeus.com/es/unidades.cfm/ID/9734/ESP/-que-consiste-procrastinacion-.htm

[4] Universidad Católica Argentina. (s/f). La Procrastinación o el Síndrome del Estudiante. Recuperado de https://www.ucalp.edu.ar/la-procrastinacion-o-el-sindrome-del-estudiante/

[5] Asana. (2024). Ley de Parkinson: consejos para combatirla y aumentar la productividad. Recuperado de https://asana.com/es/resources/parkinsons-law

[6] Pearson, C. (2022) ¿Qué es Discord y para qué se utiliza? Recuperado de https://store.epicgames.com/es-MX/news/what-is-discord-and-what-is-it-used-for

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Escrito por Jorge Enrique Huaripata Ascate para KONSTRUEDU.COM