El Big Room es un espacio donde el equipo del proyecto puede reunirse para dar vida al diseño del proyecto a través de Target Value Delivery y crear un plan para entregar el proyecto con Last Planner System®.

Sin embargo, el propósito del Big Room va mucho más allá de ser un lugar de encuentro. Es un lugar donde se forman equipos, se definen los comportamientos esperados y las condiciones de satisfacción son lo que impulsa la toma de decisiones colaborativa. Es un lugar donde se hacen compromisos y se construye la confianza a través del cumplimiento de promesas. El entorno Big Room fomenta comportamientos que conducen a altos niveles de colaboración, donde los objetivos del proyecto se vuelven primordiales para el equipo involucrado. El Big Room es donde se nutre la cultura de un proyecto exitoso y todos los involucrados se convierten en un equipo cohesionado y de alto rendimiento.

Los elementos clave para crear una gran sala eficaz son:

• Asegurarse de que los comportamientos esperados estén claramente definidos,
• Crear un entorno donde el respeto por las personas sea la mentalidad primordial,
• El trabajo ocurre en una atmósfera de discusión abierta y transparente.
• En equipo, desarrollando las condiciones de satisfacción, un conjunto de criterios que definen el éxito del proyecto y que guiarán la toma de decisiones.
• Las averías se declaran, sin culpas ni acusaciones, cuando surgen cuestiones que atentan contra los principios del proyecto.
• Los compromisos se establecen y mantienen, en base a lo que es mejor para el proyecto y no a personas o empresas.
• Los problemas se abordan de manera proactiva, de manera colaborativa, con el objetivo de comprender por qué (causa raíz) e implementar medidas correctivas para minimizar la recurrencia.

El concepto de Big Room, también conocido por la palabra japonesa “Obeya” se vincula con el concepto de coubicación, que en Toyota se refiere a la práctica de ubicar equipos multidisciplinarios en un mismo lugar para mejorar la comunicación y la creatividad en el proceso. En la industria de la construcción, el Big Room facilita la implementación del Last Planner System® y la Planificación Colaborativa, así como el Sistema Integrado de Entrega de Proyectos (IPD). Bajo el trasfondo de Last Planner System®, la Big Room se puede definir como el lugar donde se realizan las reuniones de planificación colaborativa: plan de hitos, Pull Sessions, reuniones semanales y reuniones diarias de stand up. En este post nos centraremos en sus beneficios en Last Planner System®.

Colaboración

The Big Room ayuda a animar a las personas a colaborar. Desde el punto de vista de muchas empresas, invertir en Big Room para las sesiones de planificación colaborativa es una pérdida de tiempo. Pero la pregunta clave aquí debería ser: ¿cuántas horas ahorra por cada hora que invierte en la planificación colaborativa? En el trasfondo de la gestión de proyectos, donde se involucran tantas personas y empresas, el rol tradicional del planificador centrado en planificar y gestionar la producción solo en la oficina queda obsoleto. Big Room ayuda a realizar las reuniones de planificación colaborativa; contribuye a comprender las limitaciones y a reducir el desperdicio y el reproceso. Como resultado, permite un flujo continuo y mejora la productividad.

Comunicación

El uso de Big Room mejora la comunicación de la información clave, permite que todos los miembros del equipo tengan acceso a información, planos o diseños actualizados y promueve la transparencia entre los diferentes subcontratistas. Esto contribuye a evitar muchos reprocesos y pérdidas de tiempo.

Big Room proporciona una ubicación para los paneles de gestión visual que muestran la planificación y otros indicadores clave de rendimiento del proyecto, fomenta la mejora continua, proporciona curvas de aprendizaje más cortas y una mayor conciencia de los problemas.

Las rutinas temporales realizadas en el Big Room durante las sesiones de Last Planner System® contribuyen a un entorno de colaboración entre los subcontratistas y otros miembros del equipo del proyecto, mejoran la precisión de la comunicación y evitan malentendidos a través de la discusión directa y la retroalimentación instantánea. Además, esta comunicación visual proporciona a todos los miembros del equipo la misma imagen del proyecto.

Interacciones de alta calidad

Al planificar juntos en la misma sala, las personas de muchas disciplinas y empresas diferentes pueden obtener interacciones de alta calidad. Llegan a comprender quién es responsable de qué, intercambian información con las personas adecuadas y saben a quién hacer preguntas para obtener respuestas adecuadas. La frecuencia y la calidad de las interacciones aumentan drásticamente y los problemas pueden identificarse y resolverse de forma más rápida y eficaz.

Estas interacciones también permiten a los miembros del equipo ver su relación desde el punto de vista del “cliente-proveedor”. Cuando buscan información o trabajo, son el cliente. Por el contrario, cuando se les pide que produzcan información o trabajos en curso para otros, son el proveedor. Al ver la relación de esta manera, los miembros del equipo pueden comprender que cuando actúan como clientes, se espera que expresen claramente sus necesidades y expectativas. Por el contrario, cuando desempeñan el papel de proveedor, los miembros del equipo comprenden que deben conocer las necesidades de sus clientes. Entender esta forma de pensar es una de las claves para entender la filosofía Lean.

Toma de decisiones

Los responsables de la toma de decisiones adecuados suelen estar presentes en las reuniones de planificación colaborativa que se realizan en el Big Room. Una consecuencia de esto es que la colaboración, la comunicación y las interacciones reducen el tiempo de toma de decisiones, contribuyen a obtener mejores decisiones e incrementan la creatividad, promueven el uso del talento y ayudan a romper paradigmas así como a comprender las consecuencias positivas analizando diferentes formas de pensar en el proceso de toma de decisiones.

Compromiso

La planificación colaborativa en la sala grande, también contribuye a apoyar una comprensión común de los valores, objetivos y estado del proyecto y fortalecer las relaciones entre todos los miembros del equipo, fomenta la colaboración, promueve el trabajo en equipo y aumenta la moral.

En cuanto al uso de tecnología, en las empresas constructoras donde la implementación de LPS tiene un alto nivel de madurez, puede ayudar a simplificar y acortar la duración de las reuniones de LPS y aumentar la productividad. Sin embargo, las herramientas virtuales funcionan mejor después de haber tenido una colaboración presencial y deben elegirse en función del tipo de interacción que se requiera en cada caso, pero no como sustituto del debate presencial. Debemos tener en cuenta este hecho, especialmente si se necesita potenciar el talento de todo el equipo y lograr resultados creativos. En resumen, las herramientas virtuales por sí solas no sustituyen el poder emocional de escribir a mano los compromisos en las etiquetas y colocarlos en los paneles visuales en la sesión de extracción.

Fuentes:

• Pons. J. (2021). Los 5 beneficios del Big Room con el sistema Last Planner®. Recuperado el día domingo 26 de setiembre del 2021 de https://www.4econstruccion.com/blog-4econstruccion/los-5-beneficios-del-big-room-con-el-sistema-last-planner.
• Cruikshank. R. (2019). Entonces … ¿Qué es una habitación grande? Recuperado el día domingo 26 de setiembre del 2021 de https://leanconstructionblog.com/So-What-is-a-Big-Room%3F.html.

Por: Patricia Alejandra Vitorino Bravo