El método de las 5S es una técnica de gestión que tuvo origen en Japón, se basa en cinco fases o principios sencillos que inician con una S (en japones) y son las que dan nombre al método. Fue creado en 1960 por Hiroyuki Hirano, quien desarrolló los cinco pilares basándose en metodologías que aplicaban grandes empresas como Toyota en el contexto del Lean Manufacturing.

La finalidad del método de las 5s es dar una respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, buscar la reducción de pérdidas por calidad, mejorar la disciplina y los procesos de limpieza, facilitar la vida útil de las herramientas, reducir accidentes y aumentar el sentido de pertenencia. Para ello se basa en dos principios básicos: el orden y la limpieza. Se considera una herramienta de aumento de la productividad muy barata, puesto que genera grandes beneficios sin necesidad de invertir grandes cantidades económicas.

Cada una de las 5s indica una etapa de un proceso cuyo objetivo es eliminar todos los desperdicios de la producción creando un ambiente de trabajo más limpio y agradable que contribuya al bienestar y satisfacción de los trabajadores y la productividad empresarial, así mismo, la metodología permite restringir el stock, optimizar la producción y reducir el riesgo de accidentes laborales.

En la práctica, la metodología de las 5S no es solo una herramienta de gestión, se considera también como una filosofía de trabajo. Su aplicación consiste en comprometer involucrados y ayudarlos a desarrollar habilidades, como disciplina y organización, que garantizarán mayor calidad y seguridad en el trabajo, además de mejorar el clima organizacional de la empresa o proyecto.

Significado de cada S

El método de las 5S se basa en la aplicación de 5 principios, representados por las palabras japonesas Seiri «clasificación», Seiton «orden», Seiso «limpieza», Seiketsu «estandarizacion», y Shitsuke «disciplina». Cada uno de estos términos revela un principio a ser aplicado en el día a día de la empresa o proyecto.

• Seiri «clasificación»

En esta fase se identifican y clasifican los recursos y materiales imprescindibles para trabajar, lo que lleva a una reflexión por parte de las empresas sobre lo que es realmente necesario y analiza el propósito de cada materia, herramienta o recurso y la frecuencia con que se utiliza para eliminar del área de trabajo todo lo innecesario que pueda entorpecer el trabajo.

Con esta evaluación, es posible hacer un inventario de todos los documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa, separando y descartando aquello que ya no sea útil y que eventualmente puede entorpecer el ambiente de trabajo.

Eliminar todo lo innecesario liberará espacio, ahorrará tiempo de producción, evita el desperdicio, reduce costos y facilita la limpieza o el mantenimiento los equipos, herramientas y materiales.

• Seiton «orden»

En esta fase se ordenan los equipos, herramienta y materiales necesarios para que sean fáciles de localizar. Tras la clasificación, encontramos el orden por lo que es necesario tener en cuenta quiénes los utilizan, cuándo se usan y cuál es el mejor lugar para colocarlos. Se pueden agrupar por categorías o incluso añadirles etiquetas. Así se evita que los trabajadores pierdan tiempo buscando las herramientas y se reducen los desplazamientos innecesarios.

La organización es de vital importancia para el éxito de cualquier trabajo, por lo que, en ese momento, una detallada clasificación de los objetos es muy útil. En la práctica, la segunda S facilita la localización de cualquier objetivo, archivo o material en la empresa o proyecto lo que trae consigo un enorme ahorro de tiempo.

• Seiso «limpieza»

En esta fase se genera conciencia sobre la limpieza, la cual repercute positivamente en la motivación laboral y contribuye a reducir los accidentes laborales. También es importante planificar el mantenimiento sistemático de equipos y maquinarias, de manera que se puedan detectar posibles problemas y evitar costosas averías, del mismo modo, la calidad de la producción se verá directamente afectada por la mayor o menor limpieza del lugar de trabajo.

Esta S también hace referencia a que la limpieza es responsabilidad de todos y se centra en que cada involucrado es responsable de mantener la higiene de su área de trabajo, así mismo, la importancia de la apariencia personal, afirmando que la persona debe presentarse adecuadamente. La posibilidad de accidentes es reducida, los equipos se vuelven más conservados y las relaciones interpersonales acaban mejorando.

• Seiketsu «estandarización»

En esta fase los procesos deben estandarizarse, de manera que los trabajadores sean capaces de identificar las situaciones anormales y puedan corregir los errores. La estandarización gira en torno a la necesidad de señalizar anomalías por lo que es necesario establecer estrictas normas y procedimientos para prevenir que surja desorden u suciedad en el área de trabajo.

En este sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en lugares más reservados lo que sólo es necesario en determinados momentos; fijar patrones que mantengan la organización como el uso de etiquetas, paneles de control y estanterías.

Únicamente a través del establecimiento de consignas relacionadas con la estandarización de los métodos de trabajo y favoreciendo la gestión visual se permitirá un mantenimiento del orden y limpieza; así como de una mayor velocidad en la toma de decisiones. De este modo, todo ello incidirá positivamente en la productividad.

•   Shitsuke «disciplina»

En esta fase se realiza evaluaciones sistemáticas para lograr involucrarse en un trabajo continuo para mantener los estándares de limpieza y organización, así como detectar nuevos aspectos que pueden ser mejorados. La disciplina permite sacar el máximo partido al resto de las fases que conforman las 5S, pues facilitan su aplicación rigurosa y efectiva.

La disciplina se relaciona directamente con hacer que el cumplimiento de las etapas anteriores un nuevo hábito permitiendo un monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos para la gestión, seguridad en el trabajo y calidad.

Para ello, que las empresas o proyectos inviertan en capacitación continua de sus trabajadores y estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la cultura organizacional.

Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones periódicas, para monitorear constantemente si la metodología 5S continúa siendo aplicada y qué puntos deben ser perfeccionados a lo largo del tiempo.

• Beneficios de método de las 5S

La aplicación de este método, por su propia naturaleza, permite que los procesos se vuelvan más organizados y sistematizados, facilitando las operaciones, reduciendo pérdidas de material y optimizando el tiempo empleado en las tareas.

La mejora en la organización y en el aprovechamiento del tiempo tienen un impacto positivo sobre la productividad del equipo, con la seguridad en el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los procesos se adecuen mejor a los estándares de calidad.

Otros beneficios se ven en el aumento de la previsibilidad de las operaciones, en la facilidad de gestión de crisis y en la distribución de demandas y responsabilidades, lo que, por consiguiente, aumenta la confianza en la relación entre líderes, involucrados y colaboradores

• Pasos para aplicar el método de las 5S

De la forma en que se presentan, las 5 fases ya vienen prácticamente con el plan inicial de implementación y aplicación, pero es necesario seguir determinadas estrategias de implementación, de acuerdo a la necesidad de cada empresa o proyecto, es por ello que a continuación se muestra un procedimiento que será de utilidad en de la implementación del método de las 5S:

• Creer en el potencial de método le las 5S: Para introducir el método de las 5S al equipo de involucrados y a los trabajadores es necesario  que el promotor entienda y crea en el poder de cambio que esta metodología posee y estudie casos de éxito en otras empresas o proyectos.
• Crear una comisión de control: Consiste en seleccionar a un grupo de empleados para la comisión de implantación del método de las 5S, con la intención de capacitarlos y demostrarles la importancia del nuevo sistema de gestión. Esta comisión será la responsable del resto del equipo por lo que es necesario tener en cuenta que ellos los multiplicadores de sus ideas y, por eso, también necesitan creer en ellas y tener disposición para ponerlas en práctica
• Evaluación de los puntos críticos: La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas de la compañía, siempre con base en los preceptos de la metodología 5S, mediante un análisis crítico del día a día. Estas evaluaciones cobran importancia, ya que no siempre el gestor, tiene una visión amplia de los problemas del equipo y de los puntos a ser mejorados.
• Implementar las fases: En esa etapa, finalmente, todas las fases del método de las 5S son implantados, uno a uno, en el orden en que fueron presentados. Por lo que todos los empleados deben estar involucrados y tener como precepto que las 5S forman una filosofía, y no una simple herramienta de gestión.
• Adopción de sistemas de evaluación: Después de la implantación de todas las fases del método de las 5S, es importante llevar evaluaciones periódicas para acompañar si cada una de las 5S continúa siendo aplicado. Por lo que se recomienda tener un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado reflexione sobre sus hábitos y se autodisciplina para mantener la nueva cultura y el nuevo patrón siempre presentes en el día a día

Fuentes:

• Adriana M. (2019). ¿Qué es el método de las 5s y cómo funciona? Recuperado el día jueves 17 de septiembre del 2020 de https://empresas.infoempleo.com/hrtrends/metodo-5s-como-funciona
• Blog Calidad Simple. (2017). ¿Qué es y cómo aplicar la metodología 5S en su empresa? Recuperado el día jueves 17 de septiembre del 2020 de http://blog.qualidadesimples.com.br/es/2017/08/28/o-que-e-e-como-aplicar-metodologia-5s-na-sua-empresa/
• ESEPR. (2020). ¿Qué son las 5S y para qué sirven? Recuperado el día jueves 17 de septiembre del 2020 de https://es.eserp.com/articulos/que-son-las-5s-y-para-que-sirven/

Por: Patricia Alejandra Vitorino Bravo