En negocios, facility management es la gestión de los edificios y sus servicios. El término facility management es similar al de gestión de propiedad, pero a menudo se aplica solamente a grandes propiedades o propiedades comerciales en las que la gestión y el funcionamiento es más complejo.

Facility Management asegura y gestiona el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.

Es importante observar que una característica esencial del facility management, es que se ocupa de actividades, servicios y temas que no tienen que ver con las actividades específicas o principales en las se desenvuelve el negocio concreto de una organización o empresa, es decir el Facility Management se encarga de todo lo que no sea el «core-business».

Razones para priorizar facility management

Estas acciones realizado desde siempre, pero de una manera inconexa y poco sinérgica. Actualmente, valoramos la importancia global de esta actividad. Fueron precisamente las empresas líderes las que percibieron todas sus posibilidades. Es por ello que se plantea la siguiente pregunta: ¿Por qué es tan importante hoy en día?

• Todas las empresas, organizaciones y entidades, públicas o privadas, disponen de inmuebles con servicios asociados para dar satisfacción a sus públicos y mercados.
• Las construcciones actuales son cada vez más complejas y diversas. Su carácter especializado exige la presencia de profesionales cualificados para optimizar todas sus áreas.
• El facility management mejora la experiencia de uso y la eficiencia de estos elementos.
• El ahorro resultante es realmente significativo: los gastos se reducen entre el 10 y el 30 % según los estudios realizados. Asimismo, genera economías de tiempo más que notables en las gestiones administrativas.
• El capital humano se encuentra más a gusto y motivado, trabaja mejor y rinde más en su actividad. En consecuencia, es más sencillo captar y retener el talento.
• La fiabilidad de las certificaciones, las revisiones y la adecuación medioambiental es muchísimo mayor. Además, las averías se resuelven con la máxima rapidez posible.

¿Cuáles son las funciones de los facility managers actuales?:

A los profesionales que antes se asociaban a los servicios generales, los conocemos ahora como facility managers. No solo ha cambiado su nombre, también, y, sobre todo, la concepción de su actividad.

Son gestores de recursos con un enfoque estratégico que incide directamente en la imagen proyectada por la organización y en la satisfacción del público.

Su labor actual se establece como una herramienta clave en el logro de los objetivos y la eficaz gestión de los recursos corporativos.

Estas son las áreas de trabajo en las que estos profesionales deben desenvolverse:

• Contratar todos los servicios y productos vinculados al óptimo funcionamiento de los espacios y las instalaciones de la organización.
• Coordinar proyectos de construcción, reubicación y renovación de inmuebles.
• Definir e implementar estrategias corporativas sobre los recursos inmobiliarios.
• Favorecer el bienestar, la seguridad y el buen ambiente en los entornos de trabajo, optimizando la ergonomía funcional y la percepción satisfactoria de los espacios.
• Gestionar las decisiones y los compromisos de ingeniería.
• Impulsar políticas de optimización de espacios.
• Tomar decisiones sobre la conservación y el mantenimiento de las instalaciones.
• Trabajar para ofrecer entornos healthy en las compañías.

Rasgos fundamentales en el perfil de un facility manager:

• Capacidad analítica

Lo adelantábamos en el punto anterior: el análisis de los hechos es el punto de partida para tomar las decisiones adecuadas. En consecuencia, estos profesionales compilan y relacionan datos, investigan y tratan de anticiparse a los hechos futuros.

• Concienciación y compromiso:

El facility manager debe mostrar una absoluta implicación y adecuación a los objetivos de la organización. Su misión no solo consiste en optimizar el funcionamiento de cada espacio, sino también, especialmente, el rendimiento de los diferentes colaboradores.

Esta labor incluye, por tanto, aportar a cada recién llegado todo lo que necesita para desempeñar su trabajo. Estos especialistas colaboran muy positivamente, en efecto, en el nivel de motivación de los profesionales.

• Disponibilidad flexible

Existe una gran variedad de fórmulas para desempeñar este trabajo. Las empresas pueden contratar a su responsable en plantilla o decantarse por un asesor externo que funcione de manera autónoma y les facture su trabajo periódicamente.

• Espíritu tolerante

Es una cualidad muy apreciable y funcionalmente importante. Saber entender y satisfacer las diferentes sensibilidades, adaptarse a las exigencias medioambientales, negociar de forma efectiva y mantener la calma en los momentos más críticos o tensionados.

• Gran capacidad para gestionar los recursos

Su labor no es meramente testimonial o estética. Al contrario, ha de aportar frutos reales a la entidad. Por ello, debe conseguir un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles y generar ahorro económico mediante la reducción significativa de los gastos.

• Mentalidad estratégica

El perfil requerido no es el de un reaccionador o un improvisador que va sumando acciones de manera anárquica. Al contrario, se necesitan auténticos estrategas que planifican tras un análisis concienzudo de la realidad y diseñan un plan de acción a medio o largo plazo en función de los objetivos definidos.

El futuro de facility management:

Las organizaciones necesitan expertos en facility management. Esta actividad persigue asegurar y gestionar de forma óptima el funcionamiento de los inmuebles y de todos los servicios relacionados con ellos. La complejidad y especialización de las instalaciones actuales, así como las nuevas exigencias legales, medioambientales y del público, obligan a mejorar este aspecto de forma decidida y proactiva. Además, esta gestión proporciona sustanciales ahorros cuando se realiza de forma adecuada.

Contar con un profesional capacitado en facility management que sea capaz de desempeñar con acierto esta labor es un factor de éxito empresarial considerable.

Fuentes:

• Esarte. A. (2020). Facility Management, ¿Qué Es Facility Management? Recuperado el día martes 28 de setiembre del 2021 de https://www.espaciobim.com/facility-management.
• Facility Latam. (2021). ¿Qué es el Facility Management? Recuperado el día martes 28 de setiembre del 2021 de https://facilitylatam.com/definicion-de-facility-management/.
• Structuralia. (2021). Qué es facility management, ventajas, funciones y dónde formarnos. Recuperado el día martes 28 de setiembre del 2021 de https://blog.structuralia.com/que-es-facility-management.

Por: Patricia Alejandra Vitorino Bravo